Accueillir des élèves en immersion

En arrivant, vous voyez l'essentiel d'un coup d'œil : le nombre de sessions actives, les inscriptions en attente, les demandes à traiter et les élèves attendus. En dessous, les demandes de session en attente et vos prochaines sessions. Le menu de gauche donne accès à tout le reste.

Vous montez votre équipe en important un fichier Excel (onglet Importer de l'écran Équipe). Un seul classeur, trois onglets : Enseignants, Intendants, Administrateurs. Le fichier est lu et affiché avant d'être appliqué, et l'import n'enlève jamais personne. Un modèle est téléchargeable pour partir sur la bonne structure.

Les enseignants importés travaillent sans compte : le jour de la session, ils font l'appel avec le code imprimé sur leur feuille. Les intendants et administrateurs, eux, attendront que vous leur ouvriez un accès.

Une fois l'équipe importée, ouvrez l'onglet Enseignants et déclarez pour chacun les filières qu'il enseigne chez vous (bouton crayon). C'est ce qui détermine à quelles sessions vous pourrez l'affecter.

Un enseignant peut aussi demander lui-même un accès pour se connecter : vous validez alors sa demande (étape suivante). Pour retirer un accès, passez par l'onglet Accès à la plateforme.

Cet écran regroupe les personnes qui veulent rejoindre votre établissement et les établissements d'origine qui souhaitent s'y rattacher. Accepter une demande ouvre l'accès du demandeur ; pour un établissement d'origine, cela crée en plus le partenariat.

Renseignez les salles de votre établissement où se dérouleront les immersions. Vous en affecterez une à chaque session. Un simple nom suffit (« VAL-01 »), et vous pouvez en ajouter ou en retirer à tout moment.

Déclarez les filières que vous proposez : elles servent à vos sessions, à vos enseignants, et à décider quelles classes de vos partenaires peuvent voir vos sessions. Une filière est partagée avec les autres établissements qui la proposent ; la retirer ne retire que de votre offre.

Plus bas, la section « Qui a accès à vos filières » vous laisse ouvrir chaque filière à tous vos partenaires actifs, ou à une sélection que vous réglez établissement par établissement.

Les partenariats sont les établissements d'origine qui vous envoient des élèves. Un partenariat naît de la demande de rattachement de l'origine, que vous validez. Pour chacun, vous voyez le nombre d'élèves envoyés, les conventions reçues et attendues, et vous pouvez suspendre l'accès si besoin.

Depuis Sessions, cliquez sur Nouvelle session pour ouvrir une demi-journée d'immersion (date, horaires, filière, nombre de places, visibilité). La liste vous montre le statut et les places restantes de chacune, et vous pouvez imprimer les listes d'appel du jour.

Ouvrez une session (bouton Détails). À droite, le bloc Salle & enseignant vous laisse choisir une salle et un enseignant, puis Affecter. C'est aussi ici que vous ajustez les informations de la session et sa visibilité.

Un établissement d'origine peut vous demander une session « sur mesure ». Vous la retrouvez dans Demandes : l'accepter crée une session (que vous finalisez), la refuser la clôt. Le statut de chaque demande est indiqué (acceptée, refusée).

Toutes les inscriptions de vos partenaires à vos sessions arrivent ici. La validation est automatique dès que l'origine dépose la convention signée. Vous filtrez par élève, session, filière ou statut, et vous suivez la présence (l'appel, fait par l'enseignant le jour même).

Rédigez les articles de votre convention d'immersion et fixez vos tarifs de repas. L'en-tête (les parties, la session) et le bloc des signatures sont communs et ne se modifient pas ici. La convention doit tenir sur une seule page ; téléchargez la « convention type » pour relire le rendu exact avant tout usage.

Le menu de votre nom donne accès à Mon compte (identité, mot de passe), Mon établissement, et Mes activités : l'historique de vos connexions et des appareils utilisés, avec la possibilité de signaler « ce n'était pas moi ». Si votre établissement est aussi établissement d'origine, vous basculez d'un espace à l'autre depuis ce même menu.